ডাচ আইন অনুযায়ী আর্থিক ধরে রাখার বাধ্যবাধকতা
26 জুন 2023 তারিখে আপডেট করা হয়েছে
আপনি যখন একটি ডাচ ব্যবসা শুরু করেন, তখন আপনাকে ব্যবসার পরিবেশ নিয়ন্ত্রণ করে এমন সমস্ত ডাচ আইন মেনে চলতে হবে। এই ধরনের আইনগুলির মধ্যে একটি হল তথাকথিত রাজস্ব ধরে রাখার বাধ্যবাধকতা। এটি মূলত আপনাকে বলে যে, আপনাকে একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ বছরের জন্য আপনার ব্যবসা প্রশাসন সংরক্ষণাগার করতে হবে। কেন? কারণ এটি ডাচ ট্যাক্স কর্তৃপক্ষকে যখনই তারা উপযুক্ত মনে করে তখন আপনার প্রশাসনকে পরীক্ষা করতে দেয়। ট্যাক্স ধরে রাখার বাধ্যবাধকতা হল একটি আইনি বাধ্যবাধকতা যা নেদারল্যান্ডসের সমস্ত উদ্যোক্তাদের জন্য প্রযোজ্য। আপনি যদি পুরানো ফাইল এবং আপনার প্রশাসন সংরক্ষণের উপায়গুলির সাথে কাজ করতে অভ্যস্ত হন তবে এটি বেশ চ্যালেঞ্জ হতে পারে। এমনকি একটি ভাল সুযোগ রয়েছে যে, এটি না জেনে, আপনি ধরে রাখার বাধ্যবাধকতা পালন করছেন না।
মোটকথা, ফিসকাল রিটেনশন বাধ্যবাধকতা বলে যে, নেদারল্যান্ডসের সকল উদ্যোক্তা তাদের কোম্পানির প্রশাসনকে সাত বছর ধরে রাখতে আইনত বাধ্য। দয়া করে মনে রাখবেন, কিছু নথির জন্য, সাত বছর ধরে রাখার সময়কাল প্রযোজ্য, কিন্তু অন্যদের জন্য দশ বছর। নথিগুলিও এমনভাবে সংরক্ষণ করা দরকার, যা ডাচ ট্যাক্স কর্তৃপক্ষের পরিদর্শকদের একটি যুক্তিসঙ্গত সময়ের মধ্যে প্রশাসনকে সহজেই পরীক্ষা করতে দেয়। এই নিবন্ধে, আমরা রূপরেখা করব যে আপনার কোম্পানির জন্য আর্থিক ধরে রাখার বাধ্যবাধকতার অর্থ কী, আপনি কীভাবে এটি মেনে চলতে পারেন এবং কী কী ক্ষতির দিকে নজর দিতে হবে।
রাজস্ব ধরে রাখার বাধ্যবাধকতা সম্পর্কে তথ্য
আমরা ইতিমধ্যেই উপরে ব্যাখ্যা করেছি, সমস্ত ডাচ ব্যবসার মালিকদের আইনগত বাধ্যবাধকতা রয়েছে যে তারা ডাচ ট্যাক্স কর্তৃপক্ষকে সাত বছর আগে পর্যন্ত প্রশাসনকে পরীক্ষা করার সুযোগ দেয়। এটি আপনার আর্থিক ব্যয় এবং উপার্জন সম্পর্কে মৌলিক ডেটার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, যেমন সাধারণ খাতা, আপনার স্টক প্রশাসন, প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট এবং প্রদেয় অ্যাকাউন্ট, ক্রয় এবং বিক্রয় প্রশাসন এবং বেতন প্রশাসন। সুতরাং যে সমস্ত অর্থ বাইরে যায় এবং যে কোনও নির্দিষ্ট অর্থ বছরে, যা 1 থেকে চলেst 31 জানুয়ারি পর্যন্তst ডিসেম্বরের আপনাকে মনে রাখতে হবে, এর অর্থ হল প্রত্যেক একক ডাচ উদ্যোক্তাকে ট্যাক্স কর্তৃপক্ষের র্যান্ডম চেকের সময় গত সাত (বা দশ) বছরের সমস্ত ডেটা দেখাতে সক্ষম হতে হবে। এলোমেলো মানে, যে তারা অঘোষিতভাবে আসতে পারে, তাই আপনাকে সাধারণত সবসময় প্রস্তুত থাকতে হবে।
চেক হওয়ার অনেক সম্ভাব্য কারণ রয়েছে, যদিও কখনও কখনও এটি শুধুমাত্র একটি সাধারণ অডিট হিসাবে ঘটে। ট্যাক্স কর্তৃপক্ষ সহজভাবে সিদ্ধান্ত নিতে পারে যে আপনি আইনগতভাবে সবকিছু করছেন এবং আপনার প্রশাসন আপ টু ডেট আছে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার একটি পর্যায়ক্রমিক চেক প্রয়োজন। এই চেকগুলি এলোমেলোভাবে ঘটবে, কিন্তু খুব ঘন ঘন নয়। অন্যান্য ক্ষেত্রে, ট্যাক্স কর্তৃপক্ষ আপনার পরীক্ষা করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই একটি স্পষ্ট কারণ রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি রিটার্ন জমা দিয়েছেন যা ট্যাক্স কর্তৃপক্ষ সন্দেহজনক বলে মনে করেন। অথবা আপনি একটি তদন্তের কথা ভাবতে পারেন, যে ট্যাক্স ইন্সপেক্টর আপনার সরবরাহকারীর একজন, বা একজন ব্যবসায়িক অংশীদার বা অন্য জড়িত তৃতীয় পক্ষের কাছে কাজ করে। তারপর পরিদর্শক আপনার প্রশাসনে অ্যাক্সেসের অনুরোধ করেন এবং দেখেন যে তিনি ত্রুটি বা অনিয়ম সনাক্ত করতে পারেন কিনা। এই কারণেই বুককিপার এবং হিসাবরক্ষক প্রায়শই তাদের ক্লায়েন্টদের নির্দেশ করে যে একটি সু-পরিকল্পিত এবং সংক্ষিপ্ত প্রশাসন পরিচালনা করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
শুধু এই কারণে নয় যে ট্যাক্স কর্তৃপক্ষ এসে আপনার প্রশাসনে ঝাঁপিয়ে পড়তে পারে, বরং আপনার এবং আপনার কোম্পানির জন্য বিশেষভাবে অন্যান্য সুবিধার কারণে। আপনি যদি একটি কঠিন প্রশাসন পরিচালনা করেন, তাহলে এটি আপনাকে আপনার আর্থিক পরিসংখ্যানের অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে। আপনি কিছুটা এটিকে একটি পরিবারের বইয়ের সমান্তরাল দেখতে পারেন: আপনি সমস্ত অর্থ নিরীক্ষণ করেন যা আসছে এবং বাইরে যাচ্ছে। এর মানে হল আপনি ঠিক কোথায় সমস্যা আছে তা জানেন, উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি প্রকৃতপক্ষে লাভের চেয়ে সম্পদে বেশি ব্যয় করেন। একজন পরিদর্শক আপনার দরজায় কড়া নাড়তে পারে এমন সুযোগ খুব বেশি নাও হতে পারে তা সত্ত্বেও, প্রশাসনকে শৃঙ্খলাবদ্ধ করা এখনও বুদ্ধিমানের কাজ। উদ্যোক্তাদের জন্য, অ্যাকাউন্টিংও তথ্যপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য পরিসংখ্যানের একটি নির্ভরযোগ্য উৎস। এর অর্থ হল নতুন কিছুতে কখন বিনিয়োগ করতে হবে তা সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ, পরিবর্তে একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য কম বিনিয়োগ এবং বেশি অর্থ উপার্জনের বিপরীতে। এটি আপনাকে আপনার কোম্পানির লাভের সামগ্রিক দৃষ্টিভঙ্গি দেয়, আপনি যদি সত্যিকারের সাফল্য অর্জন করতে চান তবে এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
আপনি কখন 10 বছরের ধরে রাখার বাধ্যবাধকতা সময় প্রয়োগ করবেন?
আমরা সংক্ষেপে উপরে উল্লিখিত হিসাবে, ধরে রাখার নিয়মিত সময়কাল 7 বছর। কিছু ক্ষেত্রে, উদ্যোক্তাদের আরও কয়েক বছর, অর্থাৎ 10 বছরের জন্য তথ্য এবং ডেটা সংরক্ষণ করতে হবে। এই দীর্ঘস্থায়ী ধারণীয় বাধ্যবাধকতা প্রযোজ্য পরিস্থিতিতেগুলির মধ্যে একটি হল যখন আপনি একটি অফিস বিল্ডিং বা অন্য ধরনের ব্যবসায়িক প্রাঙ্গনের মালিক বা ভাড়া থাকেন। স্থাবর সম্পত্তির ডেটা দশ বছরের ধরে রাখার বাধ্যবাধকতার সাপেক্ষে, তাই আপনি যদি আপনার কোম্পানির মাধ্যমে কোনো ধরনের সম্পত্তির মালিক হন, তাহলে আপনি দীর্ঘ ধরে রাখার সময়সীমার অধীন। একই প্রযোজ্য, যখন আপনার কোম্পানী রেডিও এবং টেলিভিশন সম্প্রচার পরিষেবা, ইলেকট্রনিক পরিষেবা এবং/অথবা টেলিযোগাযোগ পরিষেবা প্রদান করে, বা প্রদানে জড়িত থাকে এবং তথাকথিত ওএসএস-স্কিম (ওয়ান-স্টপ-শপ) বেছে নেয়। মনে রাখবেন, কিছু প্রবিধান বা ব্যবস্থা সম্পর্কে কর কর্তৃপক্ষের সাথে চুক্তি করা আসলে সম্পূর্ণরূপে সম্ভব, যেমন:
- প্রশাসনের কতটা বিস্তারিত হওয়া উচিত
- যেভাবে রেকর্ড রাখা হয়
- স্বল্প সময়ের জন্য মৌলিক ডেটা ছাড়া অন্য ডেটা রাখা
এছাড়াও রাখুন এবং আপডেট করুন, যদি প্রযোজ্য হয়, বার্ষিক উদ্যোক্তা কর কর্তনের জন্য "মৌলিক ডেটা" সময় নিবন্ধন। এটি একটি ভাল মাইলেজ নিবন্ধন রাখার জন্যও সত্য। ব্যবসার জন্য আপনার ব্যক্তিগত গাড়ি ব্যবহার করার জন্য আপনার একটি রাখা উচিত, বা অন্যভাবে: আপনি যখন আপনার ব্যবসার গাড়িটি শুধুমাত্র ব্যবসার জন্য ব্যবহার করেন এবং ব্যক্তিগতভাবে কখনই ব্যবহার করেন না।
কার প্রশাসন রাখা উচিত, ঠিক?
আপনি জিজ্ঞাসা করতে পারেন প্রথম প্রশ্নগুলির মধ্যে একটি হল, কে অন্তত 7 বছর প্রশাসন রাখতে বাধ্য? বাস্তবে, প্রতিটি একক ব্যবসার মালিককে তা করতে হবে। আপনার ব্যবসা কত বড় বা ছোট তা বিবেচ্য নয়: বাধ্যবাধকতা প্রতিটি ডাচ উদ্যোক্তার উপর নির্ভর করে। আপনাকে শুধুমাত্র প্রশাসন রাখতে হবে না, তবে প্রশাসনকেও এমনভাবে রাখতে হবে যাতে কর কর্তৃপক্ষ এটি পরীক্ষা করতে পারে। সুতরাং, কিছু নিয়ম এবং প্রবিধান জড়িত আছে, যার অর্থ হল আপনার প্রশাসনকে ডাচ আইন অনুযায়ী সঠিক হতে হবে। একটি ভ্যাট রিটার্ন এবং ইনট্রা-কমিউনিটি সাপ্লাই (ICP) এর ঘোষণা সঠিকভাবে জমা দেওয়ার জন্য, কিন্তু আপনার ব্যবসা সঠিকভাবে পরিচালনা করতে সক্ষম হওয়ার জন্য আপনার এই প্রশাসনের প্রয়োজন। সাধারণভাবে, এর অর্থ হল আপনাকে সমস্ত মূল নথিপত্র রাখতে হবে, তাই আপনি ট্যাক্স ইন্সপেক্টরের কাছে সেগুলি দেখাতে সক্ষম হবেন যখন তিনি চেক করবেন।
সম্পূর্ণ ভ্যাট রেকর্ড রাখা থেকে কারা অব্যাহতিপ্রাপ্ত?
কিছু উদ্যোক্তা আছেন, যাদের সম্পূর্ণ ভ্যাট রেকর্ড রাখতে হবে না:
- উদ্যোক্তা যারা শুধুমাত্র ভ্যাট-মুক্ত পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করে
- আইনী সংস্থা যারা উদ্যোক্তা নয়, কিন্তু তাদের একটি ভ্যাট সনাক্তকরণ নম্বর রয়েছে৷
অতিরিক্ত প্রশাসনিক বাধ্যবাধকতা
আপনি কি এমন একটি কোম্পানির মালিক যেটি মার্জিন পণ্যের ব্যবসা করে? তারপর অতিরিক্ত প্রশাসনিক বাধ্যবাধকতা আপনার জন্য প্রযোজ্য। মার্জিন পণ্য কি? মার্জিন পণ্য সাধারণত ব্যবহৃত (সেকেন্ডহ্যান্ড) পণ্য, যা আপনি ভ্যাট পরিশোধ না করেই কিনেছেন। কিছু শর্তের অধীনে, নিম্নলিখিত আইটেমগুলিকেও মার্জিন পণ্য হিসাবে বিবেচনা করা যেতে পারে:
- শিল্প
- প্রাচীন শিল্পকর্ম
- সংগ্রহযোগ্য যা আপনি ভ্যাট দিয়ে ক্রয় বা আমদানি করেন।
ব্যবহৃত পণ্য বিভাগের অধীনে কি পড়ে?
ব্যবহৃত পণ্যগুলি সমস্ত পণ্য, যা আপনি মেরামতের পরে আবার ব্যবহার করতে পারেন বা না করেন। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন, আপনি যে সমস্ত পণ্য ব্যক্তিগত ব্যক্তির কাছ থেকে কিনছেন তা সর্বদা ব্যবহৃত পণ্য, এমনকি যদি সেগুলি কখনও ব্যবহার না করা হয়। ব্যবহৃত দ্রব্যের মধ্যে এমন পণ্যও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা ঘরে প্রজনন করা হয়েছে বা যেমন ঘোড়ার ক্ষেত্রে। আপনি যখন মার্জিন পণ্য ট্রেড করেন, তখন আপনাকে রেকর্ড রাখতে হবে। এটি এই কারণে যে, মার্জিন পণ্যের বাণিজ্য সাধারণ প্রশাসনিক বাধ্যবাধকতার সাপেক্ষে। এগুলি ছাড়াও, আপনার মার্জিন পণ্যগুলির প্রশাসনে বিভিন্ন নিয়ম প্রযোজ্য৷ মার্জিন পণ্যের ক্রয় এবং বিক্রয় অবশ্যই আপনার রেকর্ডে রাখতে হবে। এই পণ্যগুলির জন্য, এটি অর্জন করার জন্য দুটি ভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে:
- আপনি ব্যক্তিগত ভাল প্রতি ভ্যাট গণনা করেন এবং আপনার প্রশাসনে আইটেম প্রতি ক্রয় এবং বিক্রয়ের ট্র্যাক রাখেন। কর কর্তৃপক্ষ একে স্বতন্ত্র পদ্ধতি বলে।
- আপনি একটি ঘোষণার সময়কালে মোট লাভ মার্জিনের উপর ভ্যাট গণনা করেন। একে আমরা বিশ্বায়ন পদ্ধতি বলি।
উভয় পদ্ধতি অতিরিক্ত প্রশাসনিক বাধ্যবাধকতা সাপেক্ষে. তাহলে আপনি কোন পদ্ধতি ব্যবহার করবেন? এই প্রশ্নের উত্তর উল্লেখ করে দেওয়া যেতে পারে, এটি নির্ভর করে আপনি কোন পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারবেন তা পণ্যের ধরনের উপর। বিশ্বায়ন পদ্ধতি নিম্নলিখিত পণ্যগুলির জন্য বাধ্যতামূলক:
- পরিবহনের মাধ্যম, যেমন গাড়ি, মোটরসাইকেল, সাইকেল, মোপেড এবং কাফেলা
- বস্ত্র
- আসবাবপত্র
- বই এবং ম্যাগাজিন
- ছবি, ফিল্ম এবং ভিডিও সরঞ্জাম
- ভিডিওটেপ, ডিভিডি, মিউজিক ক্যাসেট, সিডি, এলপি ইত্যাদি।
- বাদ্যযন্ত্র
- গৃহস্থালী যন্ত্রপাতি
- বৈদ্যুতিক যন্ত্রপাতি
- গৃহপালিত
- শিল্প, প্রাচীন জিনিসপত্র এবং সংগ্রহযোগ্য (কিছু শর্তের অধীনে, যেমন আগে উল্লেখ করা হয়েছে)
এই পণ্যগুলিতে ব্যবহৃত যন্ত্রাংশ, আনুষাঙ্গিক এবং সরবরাহগুলির জন্যও বিশ্বায়ন পদ্ধতি বাধ্যতামূলক, যেহেতু তারা নিজেরাই মার্জিন পণ্যগুলির একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ গঠন করে। সুতরাং, এমনকি আপনি যদি আপনার ব্যবহৃত গাড়িতে একটি নতুন নিষ্কাশন টিউব লাগান, তবে এটি মার্জিন ভাল (গাড়ির) অংশ হবে।
যে পণ্যগুলি মার্জিন পণ্য হিসাবে যোগ্য নয়
আপনি কি মার্জিন পণ্য ছাড়া অন্য পণ্যে ব্যবসা করেন? আপনার পণ্য ব্যবহারযোগ্য হিসাবে যোগ্য নয় মানে? তারপরে আপনাকে বিশ্বায়ন পদ্ধতির বিপরীতে পৃথক পদ্ধতি প্রয়োগ করতে হবে। বিশ্বায়ন পদ্ধতি আপনাকে ইতিবাচক লাভ মার্জিনের বিপরীতে নেতিবাচক লাভ মার্জিন অফসেট করতে দেয়। যদিও এটি পৃথক পদ্ধতির সাথে অনুমোদিত নয়। যাই হোক না কেন, ডাচ ট্যাক্স কর্তৃপক্ষকে পদ্ধতি পরিবর্তন করতে বলা সম্পূর্ণভাবে সম্ভব, যখনই আপনি বিশ্বাস করেন যে এটি আপনার জন্য উপযুক্ত হবে। শুধুমাত্র সেই ক্ষেত্রে যখন আপনি একজন নিলামকারী, বা একজন মধ্যস্থতাকারী নিলামকারী হিসাবে আপনার পক্ষে কাজ করছেন, আপনি বিশ্বায়ন পদ্ধতি প্রয়োগ করতে পারবেন না। এটি এই কারণে হতে পারে যে একজন নিলামকারী ক্রেতা এবং বিক্রেতাদের মধ্যে মধ্যস্থতাকারী হিসাবে কাজ করে এবং এইভাবে আইটেমটির মালিক হিসাবে দেখা যায় না। এছাড়াও, আপনি ভ্যাট দিয়ে মার্জিন পণ্য বিক্রি করতে পারেন। আপনি আসলে ভ্যাট দিয়ে মার্জিন পণ্য বিক্রি করতে বেছে নিতে পারেন। আপনার প্রশাসনের অধীনে আপনাকে কী করতে হবে তা আপনি পড়তে পারেন সাধারণ ভ্যাট প্রকল্পের অধীনে বিক্রি করার সময় প্রশাসনিক ফলাফল।
একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে আপনাকে সঠিক নথিগুলি রাখতে হবে
যেমন আমরা আগে উল্লেখ করেছি, ট্যাক্স কর্তৃপক্ষ ডেটা পরীক্ষা করতে সক্ষম হওয়ার জন্য আপনাকে আপনার কোম্পানির প্রশাসনের সমস্ত মৌলিক ডেটা 7 বছরের জন্য রাখতে হবে। 7 বছর সময়কাল শুরু হয় যখন কোনো পণ্য বা পরিষেবার বর্তমান মূল্য মেয়াদ শেষ হয়। এই প্রসঙ্গে 'বর্তমান' এর অর্থ কী তা ব্যাখ্যা করতে সক্ষম হতে, আমরা একটি গাড়ি লিজ চুক্তির উদাহরণ ব্যবহার করতে পারি। কল্পনা করুন যে আপনি 3 বছরের মধ্যে একটি গাড়ি লিজ দেন। যতক্ষণ চুক্তি সক্রিয় থাকে, ততক্ষণ ভাল বা পরিষেবা বর্তমান হিসাবে দেখা হয়। চুক্তির অবসানের সাথে, যাইহোক, সেই মুহুর্তে ভাল বা পরিষেবাটি আর ব্যবহার করা হচ্ছে না এবং এইভাবে, মেয়াদ শেষ হওয়ার যোগ্যতা অর্জন করে। একই অবস্থার ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য, যখন আপনি কিছু পরিশোধ করার জন্য চূড়ান্ত অর্থপ্রদান করেন (বন্ধ)। সেই মুহূর্ত থেকে, আপনাকে এই পণ্য বা পরিষেবা সম্পর্কিত ডেটা টানা 7 বছর ধরে সংরক্ষণ করতে হবে, যেহেতু এটি তখন থেকেই শুরু হয় যখন ধরে রাখার সময়কাল শুরু হয়। অবশ্যই, আপনি জানতে চান কোন নথি এবং কোন ডেটা সংরক্ষণ করতে আপনার প্রয়োজন হবে৷ মৌলিক ডেটা সাধারণভাবে নিম্নলিখিতগুলি নিয়ে গঠিত:
- সাধারণ খাতা
- স্টক প্রশাসন
- ক্রয় এবং বিক্রয় প্রশাসন
- অ্যাকাউন্ট প্রাপ্য এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রশাসন
- বেতন প্রশাসন
উপরে উল্লিখিত মৌলিক ডেটা ছাড়াও, আপনাকে অবশ্যই সমস্ত মাস্টার ডেটা রাখতে হবে তা বিবেচনা করতে হবে। মাস্টার ডেটা বিষয়গুলির সাথে সম্পর্কিত যেমন আপনার দেনাদার এবং পাওনাদার এবং নিবন্ধ ফাইল সম্পর্কে তথ্য। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন, মাস্টার ডেটার সমস্ত মিউটেশন অবশ্যই পরে ট্রেসযোগ্য হতে হবে।
চালান সংরক্ষণ করার সঠিক উপায়
ধরে রাখার বাধ্যবাধকতার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হ'ল নির্দিষ্ট উপায়ে ডেটা গ্রহণ এবং সংরক্ষণ করা হয়। এই নির্দিষ্ট বিষয়কে কভার করার আইনী বিধান অনুসারে, আপনাকে অবশ্যই বই, নথি এবং ডেটা বাহক রাখতে হবে যা ট্যাক্সের জন্য গুরুত্বপূর্ণ, ঠিক একইভাবে আপনি সেগুলি পেয়েছেন। সুতরাং, তার আসল অবস্থায়, যার অর্থ উৎস ডেটার প্রাথমিক রেকর্ডিং। এর মানে হল, একটি ডিজিটালভাবে প্রাপ্ত নথিকেও ডিজিটালভাবে সংরক্ষণ করতে হবে, যা শুরুতে বিপরীত মনে হতে পারে, কারণ এতদিন ধরে শারীরিকভাবে ডেটা সংরক্ষণ করাটাই স্বাভাবিক ছিল। এটি আর প্রযোজ্য নয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি উদ্ধৃতি বা চালান যা আপনি ই-মেইলের মাধ্যমে পান, একটি ডিজিটাল ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করা প্রয়োজন, যেহেতু আপনি এটি যে মূল উপায়ে পেয়েছেন তা ডিজিটাল। ধরে রাখার বাধ্যবাধকতার নিয়ম অনুসারে, আপনি শুধুমাত্র এই উদ্ধৃতি বা চালান ডিজিটালভাবে সংরক্ষণ করতে পারেন।
আরেকটি জিনিস আপনার করা উচিত, আপনি যে ফাইলটি পেয়েছেন তার উত্স সংরক্ষণ করা, প্রতিটি ডিজিটাল ফাইল ডিজিটালভাবে সংরক্ষণ করার পাশে। শুধুমাত্র চালানটি নিজেই সংরক্ষণ করা যথেষ্ট নয়, কারণ কর কর্তৃপক্ষ চান যে আপনি প্রমাণ করতে সক্ষম হন যে, প্রাপ্তির পরে, চালানটি আপনার হাতে সামঞ্জস্য করা হয়নি। সুতরাং, আপনি শুধুমাত্র চালানটি সংরক্ষণ করেই নয়, যে ই-মেইলে চালানটি সংযুক্ত করা হয়েছিল তাও এটি উপলব্ধি করতে পারেন৷ এটি পরিদর্শককে দেখতে দেয় যে, আপনি যে চালানটি পিডিএফ বা ওয়ার্ড ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করেছেন, সেটি আসলে ই-মেইলের মাধ্যমে প্রাপ্তির মতোই। ইনফরমেশন সিস্টেমের ডেটা, তথাকথিত প্রাপ্ত ডেটা, অবশ্যই উত্স ডেটাতে ফিরে পাওয়া যাবে। প্রশাসনকে ডিজিটালভাবে সংরক্ষণ করার ক্ষেত্রে এই অডিট ট্রেইলটি একটি গুরুত্বপূর্ণ শর্ত। আপনাকে আপনার গ্রাহকদের সনাক্তকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করার অনুমতি দেওয়া হয়েছে। জিডিপিআর নিয়ম অনুসারে যা অনুমোদিত নয়, তবে, এই শনাক্তকরণের ফর্মটি অনুলিপি করা হয় এবং উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রশাসনে সংরক্ষণ করা হয়। এটি শুধুমাত্র সেই ক্ষেত্রেই অনুমোদিত যে এটি বাধ্যতামূলক, যেমন আপনি যখন একজন কর্মী নিয়োগ করছেন, বা আপনার অফার করা পরিষেবাগুলির (কিছু) গ্রাহক হওয়ার জন্য লোকেদের তাদের পরিচয় প্রমাণ করতে হবে৷
শারীরিক প্রশাসন রাখার সঠিক উপায়
একটি চালান বা অন্যান্য নথি যা আপনি কাগজে পোস্টের মাধ্যমে পান এবং সেটি অবশ্যই রাখতে হবে, আপনি ট্যাক্স কর্তৃপক্ষের মতে আসলে ডিজিটাইজ করতে এবং ডিজিটালভাবে সংরক্ষণ করতে পারেন। তাই সংক্ষেপে, আপনি একটি ডিজিটাল ফাইল দিয়ে সোর্স ফাইলটি প্রতিস্থাপন করুন, যা কাগজে ইনভয়েস। একে রূপান্তর বলে। কিন্তু মনে রাখবেন, এই পরিস্থিতিতে আপনাকে আসল ফাইলটি ধরে রাখতে হবে, যেমনটি আমরা উপরে উল্লেখ করেছি, আইনিভাবে বাধ্যতামূলক সময়ের জন্য। ডিজিটাইজ করার সময়, আপনাকে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সম্পর্কে অবহিত করা উচিত। ব্যবসার মালিকরা প্রায়ই ইনভয়েস স্ক্যান করে, নথির ছবি তোলার মাধ্যমে বা তাদের অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামের সাথে একটি ডিজিটাইজেশন টুল যুক্ত করে ডিজিটাইজ করে, যাকে 'স্ক্যান এবং স্বীকৃতি'ও বলা হয়। শুধুমাত্র ডিজিটাইজেশনের এই শেষ পদ্ধতির মাধ্যমে, কেবলমাত্র আরও সহজে নয়, সঠিক পদ্ধতি অনুসারে চালানগুলিকে ডিজিটাইজ করা সম্ভব।
ধরে রাখার বাধ্যবাধকতা সম্পর্কে একটি ব্রোশারে, ডাচ ট্যাক্স কর্তৃপক্ষ সেই শর্তগুলি উল্লেখ করে যা একটি রূপান্তরকে অবশ্যই পূরণ করতে হবে। এটি গুরুত্বপূর্ণ, এখানে, মূল নথির নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্যগুলি হারিয়ে না যায়৷ এর মানে হল, আপনি সব সময় কাগজের চালানগুলিকে (কাগজের আকারে) সাত বছরের জন্য রাখবেন। বিশেষ করে নগদ অর্থপ্রদানের রসিদগুলির সত্যতা যাচাই করা কর কর্তৃপক্ষের পক্ষে কঠিন। অন্যদিকে, অ্যাকাউন্টিং ফার্মগুলির উদাহরণও রয়েছে যারা কর কর্তৃপক্ষের সাথে এ বিষয়ে চুক্তি করেছে। উদাহরণস্বরূপ, অফিসগুলি সম্মিলিতভাবে তাদের সমস্ত গ্রাহকদের ডিজিটালভাবে ফিজিক্যাল ইনভয়েস সংরক্ষণ করার অনুমতি পেয়েছে, যাতে তাদের আর কাগজে কিছু রাখতে হয় না। একজন উদ্যোক্তা হিসাবে, আপনার বিকল্পগুলি অন্বেষণ করা এবং সম্ভবত আপনার নির্দিষ্ট ইচ্ছার বিষয়ে কর কর্তৃপক্ষের সাথে কথা বলা আপনার জন্য বুদ্ধিমানের কাজ। তারা প্রায়শই নমনীয় হতে ইচ্ছুক এবং কিছু নির্দিষ্ট উপায়ে আপনাকে সাহায্য করতে ইচ্ছুক, যতক্ষণ না আপনি সবকিছু পরিষ্কার, স্বচ্ছ এবং আইনি রাখেন।
ডিজিটাল ডেটা সংরক্ষণের সঠিক উপায়
ডিজিটাল ডেটা সঠিকভাবে সংরক্ষণ করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ শর্ত হল, অবশ্যই, ডেটা 7 (বা 10) বছরের জন্য সংরক্ষণ করতে হবে। আপনি কি আপনার সমস্ত ডেটা সঞ্চয় করেন এবং আপনার নিজের সার্ভারে কাজ করেন? তারপর ডাচ ফিসকাল আইন নির্দেশ করে যে, আপনার একটি ভাল ব্যাকআপ পদ্ধতি থাকা দরকার, যেখানে আপনাকে এই ব্যাকআপগুলি ধারাবাহিকভাবে সম্পাদন করতে হবে। এর পরে, এই ব্যাকআপগুলিকে অবশ্যই ডিজিটাল প্রশাসনের অবস্থানের চেয়ে আলাদা অবস্থানে সংরক্ষণ করতে হবে। আপনি, উদাহরণস্বরূপ, এই প্রান্তে একটি বহিরাগত হার্ড ড্রাইভ ব্যবহার করতে পারেন। আপনার ডেটা সঞ্চয় করার জন্য একটি ক্লাউড সমাধান বেছে নেওয়াও অনুমোদিত এবং সম্ভব। আপনি কি জানেন যে ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটির অনেক সুবিধা রয়েছে, যেমন:
- আপনি এবং আপনার হিসাবরক্ষক বা হিসাবরক্ষক যেকোনো ডিভাইস থেকে ডেটা অ্যাক্সেস করতে পারেন
- আপনার ডেটা সুরক্ষিত রাখা হয় এবং কম্পিউটার বা অন্য ডিভাইস ক্র্যাশ হলে তা হারিয়ে বা ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারে না
- আপনি নিজেকে জানাতে পারেন এবং বাস্তব বর্তমান ডেটার উপর ভিত্তি করে আপনার কোম্পানিকে পরিচালনা করতে পারেন
- আপনি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার অন্যান্য প্রোগ্রাম লিঙ্ক করতে পারেন
আপনি যখন এই নিয়মগুলি মনে রাখবেন, আপনি আপনার ডিজিটাল প্রশাসনকে সঠিক উপায়ে সংরক্ষণ করতে বেশ নিরাপদ। আমরা নীচে আরও একটি ডিজিটাল প্রশাসন সম্পর্কিত আরও কিছু আকর্ষণীয় বিবরণ রূপরেখা করব।
ফাইল এবং ডেটার ডিজিটাল স্টোরেজ সম্পর্কিত অতিরিক্ত শর্ত এবং প্রয়োজনীয়তা
আপনি কি পুরানো দিনের সরঞ্জামগুলিতে ডেটা সংরক্ষণ করেছেন? ধারণ করার বাধ্যবাধকতার অর্থ হল, ধরে রাখা ডেটা অবশ্যই অ্যাক্সেসযোগ্য হতে হবে। সুতরাং, আপনাকে আসল ফাইলটি অ্যাক্সেস করতে এবং খুলতে সক্ষম হতে হবে। এর মানে হল, উদাহরণস্বরূপ, পুরানো সরঞ্জাম যা আপনাকে ডেটা অ্যাক্সেস করতে দেয় তা অবশ্যই সংরক্ষণ করা উচিত, যদি নির্দিষ্ট ডিজিটাল ফাইলগুলি শুধুমাত্র এইভাবে পরামর্শ করা যায়। আপনি পুরানো স্টোরেজ মিডিয়ার কথা ভাবতে পারেন, যেমন একটি পুরানো ফ্লপি ডিস্ক বা পূর্ববর্তী উইন্ডোজ সংস্করণ। অধিকন্তু, অধিকাংশ অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ তথাকথিত অডিট ফাইলকে আর্থিকভাবে সমর্থন করে। অডিট ফাইলটি সাধারণ খাতা থেকে একটি উদ্ধৃতি। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন, তবে, শুধুমাত্র অডিট ফাইল রাখাই যথেষ্ট নয়, কারণ এতে সমস্ত প্রশাসনিক এন্ট্রি অন্তর্ভুক্ত নয়। তদুপরি, যোগাযোগের সমস্ত ইলেকট্রনিক মাধ্যম যেমন আপনার ক্যালেন্ডার, অ্যাপস এবং এসএমএস মনে রাখবেন। ই-মেইল, হোয়াটসঅ্যাপ, এসএমএস এবং এমনকি ফেসবুকের মাধ্যমে সমস্ত বার্তাগুলিকে যতদূর পর্যন্ত 'ব্যবসায়িক যোগাযোগ' বিভাগের অধীনে বিবেচনা করা হয় ততদূর রাখা উচিত। একটি পরিদর্শনের ক্ষেত্রে, এই তথ্য অবশ্যই পরিদর্শক দ্বারা অনুরোধ করা ফর্মে উপলব্ধ করা উচিত। এই নিয়মটি একটি ডিজিটাল এজেন্ডা রাখার ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য।
কাগজের ফাইলকে ডিজিটাল বা স্টোরেজ মিডিয়ামে রূপান্তর সম্পর্কে আরও
কিছু শর্তের অধীনে, আপনি এক স্টোরেজ মিডিয়াম থেকে অন্য স্টোরেজ মিডিয়াতে ডেটা স্থানান্তর করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি কাগজের নথি বা CD-ROM-এর বিষয়বস্তু একটি USB স্টিকে স্ক্যান করা। অবশ্যই, এটি করতে সক্ষম হওয়ার জন্য কিছু শর্ত রয়েছে, যা নিম্নরূপ:
- রূপান্তর সঠিকভাবে এবং সম্পূর্ণরূপে সম্পন্ন করা হয়
- রূপান্তরিত ডেটা পুরো ধরে রাখার সময়কাল জুড়ে উপলব্ধ
- আপনি ডেটা পুনরুত্পাদন করতে এবং একটি যুক্তিসঙ্গত সময়ের মধ্যে এটি পাঠযোগ্য এবং নিয়ন্ত্রণযোগ্য করতে সক্ষম
আপনি যদি এটি উপলব্ধি করতে সফল হন তবে আপনি আর কাগজপত্র রাখতে বাধ্য থাকবেন না। সুতরাং আপনি যদি পূর্বোল্লিখিত শর্তগুলি পূরণ করতে পরিচালনা করেন তবে আপনাকে আর আসল নথিটি রাখতে হবে না। এটি আপনার সময় এবং স্থান সংরক্ষণ করবে, যেহেতু আপনার আর শারীরিক প্রশাসনের প্রয়োজন হবে না। তাই মূলত, ডিজিটাল সংস্করণটি আসলটির জায়গা নেবে। নীতিগতভাবে, সমস্ত নথির জন্য রূপান্তর সম্ভব, ব্যতিক্রম ছাড়া:
- ব্যালেন্স শীট
- সম্পদ এবং দায় বিবরণী
- কিছু কাস্টমস নথি।
একটি শারীরিক প্রশাসন ছাড়া, আপনি আসলে অনেক অফিসের জায়গা এবং নিজেকে প্রচুর অতিরিক্ত কাজ সংরক্ষণ করতে পারেন। পুরানো আর্কাইভ, বা স্টাফ আলমারিতে জুতার বাক্সে আর খুঁজতে হবে না। আপনি যখন বিগত 10 থেকে 20 বছরের ডিজিটাল উন্নয়নের দিকে তাকান, তখন একটি সম্পূর্ণ ডিজিটাল প্রশাসনে পদক্ষেপ নেওয়া বুদ্ধিমানের কাজ। ডিজিটালভাবে সংরক্ষিত ফাইল হারানো প্রায় অসম্ভব, বিশেষ করে যখন আপনি একটি ক্লাউড-ভিত্তিক সমাধান ব্যবহার করেন। এছাড়াও, ডিজিটাল ফাইল লুপ আপ করা অনেক সহজ এবং দ্রুত। এছাড়াও আপনার অ্যাকাউন্টেন্ট সাহায্য করুন. আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের সাথে এখন এবং তারপরে কথা বলুন এবং প্রশাসনকে এমনভাবে সেট আপ করার চেষ্টা করুন, যাতে আপনি সংবিধিবদ্ধ ধরে রাখার বাধ্যবাধকতা মেনে চলেন। অনলাইন অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম শুধুমাত্র আরো নিয়ন্ত্রণযোগ্য প্রশাসন প্রদান করে না। ভালভাবে সুরক্ষিত ফায়ারওয়াল এবং সুরক্ষিত কীগুলির সাথে, ভাল অনলাইন অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার প্রশাসনকে ক্লাউডে সংরক্ষণ করে। আপনি এটিকে একটি ডিজিটাল নিরাপদ হিসাবে দেখতে পারেন, একটি নিরাপদ জায়গায়, যা আপনি এবং আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট ছাড়া অন্য কেউ অ্যাক্সেস করতে পারবেন না। অথবা: কর কর্তৃপক্ষ, যখন পরিদর্শককে আপনার বই পরীক্ষা করতে হবে।
Intercompany Solutions রাজস্ব ধারণ বাধ্যবাধকতা সম্পর্কে আপনাকে আরও জানাতে পারে
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আর্থিক ধরে রাখার বাধ্যবাধকতার সাথে অনেক কিছু জড়িত। সর্বদা বিষয় সম্পর্কিত সর্বশেষ আইন সম্পর্কে অবগত থাকা বুদ্ধিমানের কাজ, তাই আপনি একজন উদ্যোক্তা হিসাবে জানেন যে আপনি সমস্ত প্রযোজ্য ডাচ আইনের সাথে সামঞ্জস্য রেখে কাজ করছেন। আপনার হিসাবরক্ষকের আসলে এই বিষয়ে আপনাকে জানানো উচিত, সেইসাথে এই আইনটি যথাযথ এবং নিরাপদে মেনে চলার সমস্ত বিকল্প সম্পর্কে। যদি আপনার কোনো হিসাবরক্ষক না থাকে এবং কীভাবে তা মেনে চলতে হয় তা জানেন না, অথবা আপনি হয়তো সবেমাত্র আপনার নিজের ব্যবসা শুরু করেছেন এবং এই ধরনের বিষয়ে নতুন: এই ধরনের সমস্ত ক্ষেত্রে, আপনি সর্বদা যোগাযোগ করতে পারেন Intercompany Solutions. আমরা আপনাকে বিস্তৃত আর্থিক এবং রাজস্ব পরামর্শ প্রদান করতে পারি, যার মধ্যে আপনার সঠিক প্রশাসন রাখার সর্বোত্তম উপায় রয়েছে। কর প্রদান এবং আপনার বার্ষিক ট্যাক্স রিটার্ন আঁকার ক্ষেত্রেও আমরা সহায়তা এবং পরামর্শ দিতে পারি। আরও তথ্যের জন্য সরাসরি আমাদের সাথে যোগাযোগ করতে দ্বিধা করবেন না।
সোর্স:
